Gemeente Groningen

Use case: Registratiesysteem werkkleding
voor de Gemeente Groningen

De Gemeente Groningen is een grote werkgever in de stad Groningen. Veel werknemers van de Gemeente hebben voor hun werkzaamheden specifieke bedrijfskleding en/of hulpmiddelen nodig, variërend van broeken, schoenen en laarzen voor de medewerkers van de plantsoendienst, tot de zwembroek van de badmeester. Deze werkkleding wordt besteld bij een groot aantal leveranciers, elk met zijn eigen specialiteit en assortiment.

De Gemeente Groningen neemt bij verschillende leveranciers werkkleding af. Dit is meestal een vooraf bepaalde selectie uit het assortiment van de leverancier, tegen een overeengekomen prijs en vastgestelde leveringsvoorwaarden. Zo’n selectie of ‘pakket’ wordt toegekend aan een afdeling (bijvoorbeeld de plantsoendienst). Het is gebruikelijk dat medewerkers per periode een vooraf bepaald aantal van het betreffende kledingstuk mogen aanvragen. Bijvoorbeeld: elke medewerker mag 6 paar sokken per jaar, 1 broek per jaar en 1 winterjas per 3 jaar aanvragen. Daarnaast is het mogelijk dat er per medewerker wordt afgeweken van het pakket en dat er zogenaamde ‘specials’ worden toegekend. Dit zijn persoons-specifieke aanvullende kledingstukken.

Medewerkers moeten hun werkkleding uiteraard ontvangen in hun eigen maat. Dit moet dus nauwkeurig worden opgeslagen en worden bijgehouden, zodat elk kledingstuk uiteindelijk in de juiste maat besteld wordt.

Omdat de Gemeente Groningen te maken heeft met meerdere leveranciers, die zo’n 500 verschillende producten leveren aan zo’n 1000 medewerkers die werkzaam zijn binnen enkele tientallen afdelingen vergt dit een enorme administratie. Temeer ook, omdat per medewerker, per afdeling, per product en per leverancier inzichtelijk moet zijn wat er besteld is, wanneer en wat de totalen zijn per periode zodat dit gerapporteerd en hierop gestuurd kan worden.

Bekijk hier stap-voor-stap hoe Calculated werkt!

Voorheen deed de Gemeente Groningen bij elk van haar leveranciers haar deelbestellingen door in te loggen op de verschillende systemen van die leveranciers. Dat was veel werk en bovendien onoverzichtelijk.

Daarnaast school er ook een risico in. De Gemeente Groningen is namelijk verplicht haar leveranciers en producten periodiek te kiezen op basis van een Europese Aanbesteding, waarop leveranciers kunnen inschrijven. Het is daardoor mogelijk dat een leverancier in de volgende aanbesteding leverancier-af is waardoor er vervolgens discussie kan ontstaan over aanlevering van de profielen van de medewerkers. Sowieso vond de Gemeente Groningen een situatie waarin een leverancier van bedrijfskleding gegevens van haar medewerkers beheert onwenselijk.

Verder is het zo dat de ene leverancier, logischerwijs, geen medewerkers invoert aan wie zij geen kleding levert. Voor de overige medewerkers en leveranciers dient de Gemeente Groningen dus alsnog een separate administratie bij te houden wat de efficiëntie en overzichtelijkheid niet ten goede komt.

Daarom wilde de Gemeente Groningen haar registratie- en bestelproces centraliseren. Voorheen bestelden de diverse afdelingen voor haar eigen medewerkers, de wens was om dit vanuit één centraal punt te doen.

Kortom, de Gemeente Groningen had behoefte aan:

  • Een centraal registratiesysteem van alle afdelingen met daarin alle medewerkers waaraan de Gemeente Groningen werkkleding verstrekt met de profielen van deze medewerkers;
  • Waarin alle leveranciers en alle producten staan met hun bijbehorende specificaties, onderverdeeld in pakketten;
  • Waarin alle orderaanvragen geregistreerd worden: dus waarin is vastgelegd welke medewerker wat aangevraagd heeft, wanneer en tegen welke prijs;
  • Van waaruit eenvoudig overzichten kunnen worden gehaald om te kunnen sturen en te kunnen rapporteren;
  • Waarbij de Gemeente Groningen eigenaar is van de profielgegevens in de applicatie, zodat bij een wijziging in leveranciers de beschikbaarheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

Samenvattend: het registratiesysteem Calculated paste naadloos in de door de Gemeente Groningen geformuleerde wensen en eisen.

Sinds 2014 is de Gemeente Groningen dan ook een tevreden gebruiker van Calculated.