Hoe verloopt het bestelproces in Calculated? Medewerkers, aanvragers, leidinggevenden of beheerders kunnen met hun eigen gegevens inloggen op het KMS. Aanvragers, leidinggevenden of beheerders kunnen na inloggen medewerkers selecteren. Medewerkers zijn gegroepeerd per afdeling. Per medewerker kan het beschikbaar gestelde pakket worden ingezien en er kunnen aanvragen worden gedaan. Per medewerker wordt het beschikbare pakket getoond met de persoonlijke maten of gegevens vooraf ingevuld. Voor elk artikel is met een kleur aangegeven of het besteld mag worden (groen) of dat het budget overschreden is (rood). Elk artikel toont een of meerdere foto’s, beschikbare opties (bijvoorbeeld maat, kleur) en kan voorzien worden van aanvullende artikel-informatie. Elk artikel toont budget-informatie. Items kunnen: periodiek verstrekt worden (bijvoorbeeld 1 exemplaar per jaar) van het jaarbudget worden afgetrokken (in euro’s of punten) onbeperkt, zonder budgetrestrictie worden verstrekt. Nadat alle items zijn toegevoegd kan de aanvraag worden bekeken en ingediend. Het aantal artikelen kan nog aangepast worden en eventueel kan nog een opmerking voor de beheerder worden toegevoegd. Tot slot kan de aanvraag ter goedkeuring worden ingediend bij de beheerder. Een kopie van de aanvraag wordt per e-mail verzonden aan de medewerker. Nadat de beheerder de aanvraag beoordeeld heeft, ontvangt de medewerker hiervan een notificatie per e-mail. Als de de leverancier de artikelen geleverd heeft, ontvangt de medewerker een e-mail dat de artikelen klaarliggen om opgehaald te worden. Via het dashboard kan een medewerker ook de status van zijn/haar bestelling volgen.