Gemeente Almelo

Use case: inzicht en overzicht voor Gemeente Almelo

De Gemeente Almelo bestelt regelmatig werkkleding voor zo’n 100 medewerkers. Om dit gestroomlijnd te organiseren, registreren en beheren, is Calculated echt een uitkomst gebleken.

Voorheen gaven medewerkers mondeling aan de balie door een nieuw paar werkschoenen of veiligheidsbroek nodig te hebben. De kleding werd vervolgens besteld bij verschillende leveranciers. Maar de registratie van wie, wat, wanneer had gekregen was ingewikkeld en tijdrovend. Temeer, omdat producten wel eens teruggestuurd moesten worden omdat ze niet pasten, leveranciers soms laat bestellingen uitleverden omdat producten niet op voorraad waren of medewerkers soms laat hun producten kwamen afhalen.

Door het gebruik van Calculated houdt de Gemeente Almelo inzicht en overzicht, en wordt er geen product teveel besteld of geleverd.

Dit alles is verleden tijd, sinds de Gemeente Almelo in 2015 de overstap maakte naar Calculated. Van elke medewerker is nu een pakket met bijbehorend budget bekend. En elke medewerker kan persoonlijk inloggen en een aanvraag doen. Deze wordt door de beheerder beoordeeld, en na goedkeuring aan de leverancier doorgestuurd voor uitlevering.

Inkomende facturen kunnen eenvoudig gematched worden in Calculated en als producten worden geretourneerd wordt de bestelling alsnog geannuleerd. Het budget van de medewerker wordt daarmee gecrediteerd en is opnieuw beschikbaar voor gebruik.

Dus geen tijdrovende administratie en foutgevoelige  lijstjes meer in Word of Excel. Door het gebruik van Calculated houdt de Gemeente Almelo inzicht en overzicht, en wordt er geen product teveel besteld of geleverd. En dat geeft rust.